Automatiser ou embaucher une adjointe : tout dépend de la tâche. Une adjointe est un coût récurrent qui vient avec du risque, une automatisation un investissement fait une seule fois. Tu es débordé. Du coup, la solution qui vient en tête, c’est d’engager quelqu’un. Une adjointe qui va gérer le calendrier, répondre aux courriels, relancer les clients. En fait, c’est le réflexe classique. Pourtant, avant de publier une offre d’emploi, il y a un calcul que presque personne ne fait. Or, ce calcul change souvent la décision. La vraie question n’est pas « qui je vais embaucher ». C’est « est-ce que ce travail doit être fait par un humain, ou par un système ».

Je ne suis pas contre l’embauche. Mais j’ai vu trop d’entrepreneurs engager pour régler un problème qu’un système aurait réglé une fois pour toutes. Alors avant de te lancer, posons les chiffres à plat. Pas pour te vendre quoi que ce soit. Juste pour que tu décides en connaissance de cause.

Le coût réel d’une adjointe

Une adjointe, ce n’est pas juste un salaire. En effet, c’est un coût récurrent, tous les mois, et un coût qui vient avec du risque. Par exemple, je le formule comme ça avec mes clients : « ton adjointe, tu la payes 20-50k, quand elle est en congé tu es pris, parfois elle fait des erreurs. » Elle tombe malade, elle prend des vacances, elle finit par partir. Puis le jour où elle part, le savoir part avec elle. Résultat : tu recommences à zéro, recrutement, formation, montée en puissance.

De plus, il y a un piège encore plus discret. Embaucher ne fait pas toujours disparaître ton problème, ça le déplace. « Tu déplaces le problème à la gestion d’un employé. Et parfois même, tu dois refaire le travail d’un employé. » Tu passais tes soirées à relancer des clients, maintenant tu passes tes soirées à vérifier le travail de quelqu’un et à corriger ses erreurs. Bref, tu as ajouté une personne à gérer, sans forcément récupérer ton temps.

Le coût réel d’un système

En revanche, une automatisation, c’est un modèle de coût différent. Tu la mets en place une fois, et elle travaille ensuite sans salaire, sans congé, sans oubli. « L’automatisation, c’est un one-time ; l’adjointe, un coût récurrent risqué. » De plus, un système qui envoie tes factures, relance tes prospects et remplit ton calendrier ne demande pas d’augmentation en décembre. Il fait la même tâche à 6 h du matin et à 23 h, week-end compris.

Je ne dis pas ça en théorie. D’ailleurs, je l’ai fait pour moi-même. « J’avais une adjointe à 40 $/h qui gérait mon calendrier. J’ai mis mon calendrier en ligne, c’est fini. » Autrement dit, une tâche qui me coûtait 40 $ de l’heure est devenue un système qui tourne tout seul. Je n’ai pas remplacé une personne par une machine froide. Au contraire, j’ai libéré cette personne, et le budget, pour des choses qui demandent vraiment un cerveau humain.

Automatiser ou embaucher : humain ou système ?

Automatiser plutôt qu'embaucher : entrepreneure sereine pendant que son système tourne seul

Voici comment trancher. Toutes les tâches ne se valent pas. Certaines demandent du jugement, de l’empathie, une vraie relation. D’autres, en fait, sont répétitives, prévisibles, sans valeur ajoutée quand un humain les fait. Bref, la règle est simple : ce qui est répétitif et prévisible, tu l’automatises. Ce qui demande un cerveau et un cœur, tu gardes un humain dessus, ou tu embauches pour ça. C’est ça, choisir entre automatiser ou embaucher : tâche par tâche, jamais par principe.

Le tort, c’est d’embaucher un humain pour faire un travail de robot. Par exemple : recopier des informations d’un outil à l’autre, envoyer le même courriel de suivi vingt fois par semaine, rappeler les gens qui n’ont pas répondu. Ce n’est pas un travail qui mérite un salaire de 40 000 $. C’est un travail qui mérite un système. Donc garde ton budget humain pour les tâches où une vraie personne fait vraiment la différence.

N’automatise que ce que tu sais déjà faire

Attention quand même. Automatiser n’est pas une baguette magique qui range le chaos à ta place. « On automatise quelque chose de clair, de stratégique, qui a déjà commencé à faire ses preuves manuellement. » En effet, si ton processus de suivi n’existe pas, l’automatiser ne créera pas le processus. Tu vas juste automatiser le désordre, plus vite. Or c’est exactement le sujet que je creuse dans mon article sur l’erreur numéro un quand on automatise un processus.

Donc l’ordre compte. D’abord, tu clarifies la tâche à la main. Puis tu vérifies qu’elle marche. Ensuite, tu l’automatises. Ce même principe s’applique que tu embauches ou que tu automatises, d’ailleurs : une adjointe à qui tu ne sais pas expliquer ton processus va patauger autant qu’une automatisation mal cadrée.

Automatiser ou embaucher ? Pense 10x, pas +10 heures

Il y a une manière de voir la croissance qui change tout. La plupart des gens, quand ils veulent produire plus, ajoutent des heures : les leurs, ou celles d’un nouvel employé. C’est linéaire. Moi, je préfère l’autre chemin : « je t’aide à faire dix fois plus vite, sans t’épuiser ou embaucher dix personnes. Pense 10x, mais ne pense pas à rajouter des heures. »

Automatiser ou embaucher, ce n’est donc pas une bataille entre les humains et les machines. C’est une question de levier. Ainsi, un système bien posé fait le travail de plusieurs personnes sur les tâches répétitives, ce qui te permet de garder tes vraies embauches pour la croissance, la relation, la stratégie. Tu n’ajoutes pas des bras. Autrement dit, tu multiplies ce que chaque bras peut faire.

Automatiser ou embaucher : pose-toi cette question avant l’offre d’emploi

Toi, la prochaine personne que tu veux engager, c’est pour un travail de cerveau, ou pour un travail qu’un système ferait sans jamais l’oublier ?

Alors, si tu hésites encore entre automatiser ou embaucher, fais le diagnostic gratuit : il te montre ce qui, chez toi, mérite une vraie embauche et ce qui mérite plutôt une automatisation. Ça prend quelques minutes.

Vaut-il mieux automatiser ou embaucher une adjointe ?

Automatiser ou embaucher : ça dépend de la tâche. Une adjointe est un coût récurrent qui vient avec du risque : congés, erreurs, départ. Une automatisation est un investissement one-time qui travaille ensuite sans salaire ni oubli. Donc, pour les tâches répétitives et prévisibles, un système gagne. En revanche, pour celles qui demandent du jugement et de la relation, un humain reste indispensable.

Est-ce qu’embaucher règle vraiment mon problème de temps ?

Pas toujours. En fait, embaucher déplace souvent le problème vers la gestion de l’employé plutôt que de le supprimer. Du coup, tu passes de « faire la tâche » à « superviser et corriger la tâche ». Si le travail est répétitif, l’automatiser une fois te libère donc plus durablement que d’ajouter une personne à encadrer.

Quelles tâches faut-il automatiser en premier ?

Celles qui sont répétitives, prévisibles et que tu maîtrises déjà à la main : envoi de factures, relances de prospects, rappels de rendez-vous, gestion de calendrier. Surtout, automatise seulement ce qui a déjà fait ses preuves manuellement. Si un processus n’est pas clair, clarifie-le d’abord, sinon tu automatises le désordre.

Edouard Vilver, cofondateur de Meriaky

À propos de l’auteur

Edouard Vilver · Cofondateur de Meriaky

Ingénieur en informatique, 15 ans d’expérience, dont plus de 7 ans à la Banque Nationale du Canada. Il y a mis en place la signature électronique et migré des systèmes vers le cloud. Aujourd’hui, il aide les PME à automatiser leur suivi client et leurs tâches répétitives grâce à l’IA.

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