Avant d’automatiser un processus, ne l’automatise surtout pas tout de suite. Ça sonne contradictoire, je sais. Pourtant, c’est la première chose que je dis à un client qui débarque en voulant tout automatiser d’urgence. En effet, l’erreur numéro un, celle que je vois neuf fois sur dix, c’est de sauter direct à l’automatisation. Du coup, automatiser une bêtise, ça donne juste une bêtise qui va plus vite.

Un client m’arrive tout excité l’autre jour. « Édouard, je veux automatiser ça, c’est urgent, ça me bouffe mes journées. » Ma première réponse le déçoit un peu : « Attends. On automatise pas ça tout de suite. »

Le gars vient me voir pour automatiser, et moi je lui dis d’arrêter. Car si je le laissais partir comme ça, je lui rendrais un mauvais service.

Pourquoi automatiser un processus trop tôt te coûte cher

Quand quelqu’un vient pour automatiser un processus, neuf fois sur dix, une de ces trois affaires est vraie.

D’abord, le processus n’est pas documenté. Personne saurait le refaire sans la bonne personne dans la pièce.

Ensuite, le processus a dix exceptions qui n’ont aucun sens. « Ah non, pour ce client-là on fait autrement. » Pourquoi ? « Euh… bonne question. »

Enfin, pire encore : tout est dans la tête du fondateur. Et surtout, ça dépend de la journée, de son humeur, de s’il a bien dormi.

Du coup, si tu automatises ça tel quel, tu figes le désordre dans le ciment. Tu automatises du flou. Or le flou automatisé, ça reste du flou, mais plus difficile à corriger.

C’est pour ça qu’il y a un ordre à respecter. L’automatisation, c’est la dernière étape, pas la première. Ainsi, voici les quatre qui viennent avant.

1. Questionne chaque étape

D’abord, tu demandes pourquoi chaque étape existe.

Et là, tu vas être surpris. La moitié des étapes sont là « parce que ça a toujours été fait comme ça ». Personne ne se souvient pourquoi. Autrement dit, c’est un réflexe, pas une décision.

Donc si tu ne peux pas expliquer à quoi sert une étape, c’est déjà un drapeau rouge.

2. Enlève le gaspillage, pas la valeur

Ensuite, tu retires ce qui ne sert à rien. Par exemple : les validations en double, les étapes fantômes, les exceptions qui existent pour un client parti depuis deux ans.

Petite mise en garde ici, car c’est important. Supprimer, ça ne veut pas dire couper les coins ronds.

En effet, enlever une étape inutile, c’est de l’optimisation. En revanche, enlever une étape qui protège ton client ou qui livre ta valeur, c’est du sabotage. C’est exactement la manœuvre du vendeur pressé qui promet plus vite, plus léger, et qui finit par te dire « ah mince, désolé » quand ça casse.

Bref : tu enlèves le gras. Tu ne touches jamais au muscle.

3. Simplifie et documente ce qui reste

Mains qui rangent et documentent un processus avant de l'automatiser
Mains qui rangent et documentent un processus avant de l’automatiser

Ce qui survit, tu le rends limpide. Une seule façon de faire. Le moins d’exceptions possible. Et surtout, tu l’écris.

En effet, si le processus vit juste dans ta tête, il vit nulle part. Documenter, c’est ce qui te permet de sortir le processus de toi. Autrement dit, c’est la différence entre une entreprise et un one-man-show qui tient par miracle.

4. Accélère à la main avant d’automatiser un processus

Ensuite, avant même de penser aux outils, tu regardes si tu peux le faire plus vite manuellement.

Souvent, un template, un raccourci ou une simple checklist fait déjà 80 % du gain. Et ce, sans une seule ligne de code.

5. Là, seulement, tu peux automatiser un processus

Enfin, une fois que le processus est questionné, allégé, documenté et rapide… là ça devient facile.

Car tu automatises quelque chose de clair. Quelque chose de propre. Quelque chose qui va tenir dans le temps, pas juste marcher aujourd’hui.

Parce que tu automatises quelque chose de clair. Quelque chose de propre. Quelque chose qui va tenir dans le temps, pas juste marcher aujourd’hui.

Mon vrai travail : refuser de commencer trop tôt

En fait, c’est exactement là qu’est mon travail. Mon job, ce n’est pas de te vendre l’étape 5 le plus vite possible. Au contraire, c’est de refuser de commencer tant que les quatre premières ne sont pas faites.

En effet, si on saute directement à l’automatisation, on automatise ton flou, et je deviens juste un autre gars qui t’a vendu un système qui ne tient pas.

Donc je préfère te faire perdre une semaine à clarifier ton processus que te faire gagner un mois sur un système bâti sur du sable. C’est difficile à entendre quand tu es pressé. Pourtant, c’est ça qui fait la différence entre un système qui roule tout seul dans deux ans et un gadget que tu as abandonné dans trois mois.

Du coup, Si tu veux voir où tu as des étapes à questionner ou à alléger avant même de parler d’automatisation, commence par le diagnostic. Tu sauras par quel bout prendre les choses, dans le bon ordre.

Faut-il documenter un processus avant de l’automatiser ?

Oui, c’est même une étape non négociable. Un processus qui vit uniquement dans la tête du fondateur ne peut pas être automatisé proprement. Le documenter, c’est le sortir de toi pour qu’il tienne sans toi.

Pourquoi automatiser un processus trop tôt est une erreur ?

Parce que tu figes ton désordre dans le ciment. Si le processus est flou, plein d’exceptions et non documenté, l’automatiser rend ce flou plus rapide et plus difficile à corriger. L’automatisation est la dernière étape, pas la première.

Par quoi commencer si je veux automatiser un processus ?

Commence par questionner chaque étape, enlever le gaspillage, simplifier et documenter, puis accélérer à la main. Une fois le processus clair et propre, l’automatisation devient simple et durable.

Edouard Vilver, cofondateur de Meriaky

À propos de l’auteur

Edouard Vilver · Cofondateur de Meriaky

Ingénieur en informatique, 15 ans d’expérience, dont plus de 7 ans à la Banque Nationale du Canada. Il y a mis en place la signature électronique et migré des systèmes vers le cloud. Aujourd’hui, il aide les PME à automatiser leur suivi client et leurs tâches répétitives grâce à l’IA.

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