Automatiser par étapes, c’est la différence entre un système qui tient et un chantier qui n’avance jamais. Un entrepreneur en France nous a contactés avec une entreprise de services qui tourne, un chiffre d’affaires à six chiffres, et un emploi à temps plein à côté. En effet, le soir, il ouvre Excel : deux heures de facturation, tous les soirs, après ses journées.

Quand on s’est parlé, il voulait tout : les devis, les factures, une base de données pour ses sous-traitants, un assistant IA qui répond par SMS. En fait, tout est faisable. Pourtant, on a dit non, pas au projet, au tout d’un coup. Donc automatiser par étapes, c’est accepter que rien ne soit fini ce mois-ci, pour que tout tienne dans un an.

Automatiser par étapes, concrètement

La phase 1, c’est l’irritant qui coûte le plus cher aujourd’hui, pas le projet le plus excitant. Le calcul était vite fait : deux heures de facturation par soir, cinq soirs par semaine, donc dix heures perdues chaque semaine.

Résultat, la phase 1 devient devis et factures en un clic, rien d’autre. Ensuite, la base de données pour les sous-traitants attend en phase 2. Puis l’assistant SMS patiente en phase 3. Mais ils sont bel et bien au plan, ils attendent seulement leur tour.

Autrement dit, automatiser par étapes commence toujours par la même question : qu’est-ce qui coûte le plus cher cette semaine, pas dans six mois ?

Ce qu’on a volontairement simplifié

Deux exemples vécus sur ce projet.

D’abord, les destinataires des documents. On aurait pu construire un module de configuration complet : qui reçoit les devis, qui reçoit les factures, avec des règles modifiables à volonté. Mais on a plutôt écrit les noms directement dans le système, deux personnes pour les devis, deux pour les factures. Donc si ça change un jour, on changera deux lignes : livré en jours plutôt qu’en semaines.

Plan en plusieurs phases pour automatiser par étapes une petite entreprise

Ensuite, le tableau de bord. La tentation, c’était d’afficher le chiffre d’affaires annuel par contrat, des courbes, des comparaisons. En clair, on a gardé une seule chose : qui a payé, qui n’a pas payé, aux échéances de 15 et 30 jours. Car c’est ça qui protège sa trésorerie, le reste n’est que de la décoration.

Pourquoi tout livrer d’un coup ne marche pas

Trois raisons, toutes vécues chez des clients.

  • D’abord, un gros projet n’est jamais fini d’un coup. En effet, il y a toujours un dernier module qui bloque la mise en ligne de tout le reste, et pendant ce temps, tu fais encore tout à la main.
  • Ensuite, tu ne sais pas encore ce dont tu as besoin. En fait, la phase 1 t’apprend comment tu travailles vraiment, et les phases suivantes en profitent.
  • Enfin, chaque phase doit prouver sa valeur. Si les devis en un clic ne te rendent pas tes soirées, inutile de construire la suite. Or, si ça marche, la suite se finance toute seule.

Bref, c’est exactement pour ça qu’on refuse de tout livrer en même temps, même quand le budget le permettrait.

Automatiser par étapes chez toi : par où commencer

Prends une feuille. Note la tâche qui te vole le plus d’heures chaque semaine, pas la plus agaçante : celle qui coûte le plus. Ensuite, chiffre-la, heures par semaine fois ton taux horaire. C’est elle, ta phase 1.

Le reste attendra son tour, et c’est très bien comme ça. D’ailleurs, automatiser par étapes t’oblige à prioriser, ce que la plupart des dirigeants ne font jamais tant que le système tient encore, tant bien que mal.

Pour te faire une idée des budgets, on a détaillé le coût d’une automatisation dans un article dédié. D’ailleurs, la logique du produit minimum viable vient du même principe : livrer une version minimale, apprendre, puis ajouter.

Automatiser par étapes : ce qu’il faut retenir

En clair, automatiser par étapes, ce n’est pas automatiser moins. C’est plutôt automatiser dans le bon ordre, celui qui protège tes soirées dès la première phase.

Alors si tu veux qu’on regarde ta phase 1 ensemble, écris-nous.

Par où commencer pour automatiser par étapes son entreprise ?

Par la tâche qui coûte le plus cher aujourd’hui, pas la plus excitante. Donc chiffre-la en heures par semaine multipliées par ton taux horaire, et fais-en ta phase 1.

Combien de temps doit durer une phase avant de passer à la suivante ?

Assez longtemps pour prouver sa valeur. En effet, si la phase 1 ne te rend pas des heures concrètes, corrige-la avant de financer la phase 2 avec l’argent économisé.

Pourquoi ne pas tout livrer en une seule fois ?

Parce qu’un gros projet n’est jamais fini d’un coup, et qu’un dernier module bloque souvent la mise en ligne du reste. Donc automatiser par étapes évite ce blocage.

Edouard Vilver, cofondateur de Meriaky

À propos de l’auteur

Edouard Vilver · Cofondateur de Meriaky

Ingénieur en informatique, 15 ans d’expérience, dont plus de 7 ans à la Banque Nationale du Canada. Il y a mis en place la signature électronique et migré des systèmes vers le cloud. Aujourd’hui, il aide les PME à automatiser leur suivi client et leurs tâches répétitives grâce à l’IA.

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